Deutschland online bookmaker http://artbetting.de/bet365/ 100% Bonus.

Một số lỗi thường gặp trong việc soạn thảo văn bản?

 

          Văn bản hành chính là văn bản dùng để làm công cụ điều hành và quản lý của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ. Đặc điểm của văn bản hành chính là phải: ngắn gọn và chính xác; Tính khuôn mẫu (về thể thức, kỹ thuật trình bày, ngôn từ và thể loại); có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành; Tính lịch sự, nghiêm túc; Trung tính; Tính khách quan và Tính phổ thông.

           Hiện nay máy tính đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các cơ quan, văn phòng, công sở với chức năng chính soạn thảo các loại văn bản hành chính. Tuy nhiên rất nhiều văn bản không được soạn thảo theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản khiến cho văn bản bị mất đi giá trị và tầm quan trọng của nó. Vì vậy, để soạn thảo đúng một văn bản trước tiên mỗi cán bộ, công chức, viên chức cần phải đọc kỹ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trong thông tư đã hướng dẫn rõ ràng về thể thức và kỹ thuật trình bày một văn bản hành chính nhà nước.

            Sau đây, tôi xin dẫn chứng một số lỗi sai thường gặp khi soạn thảo một văn bản hành chính:

          1. Sai số ký hiệu, tên cơ quan ban hành và trích yếu văn bản:

          1.1 Thường khi soạn thảo các công văn thường không trích yếu nội dung văn bản:

VD:

Sai:

Số: 01/PHLC-ĐT

 

Kính gửi: Các đơn vị trực thuộc

Đúng:

Số: 01/PHLC-ĐT

V/v đóng góp ý kiến cho dự thảo Quy định về quản lý người nước ngoài học tập và làm việc tại Phân hiệu

 

Kính gửi: Các đơn vị trực thuộc

           1.2 Sai tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: bao gồm tên của cơ quan và tổ chức chủ quản trực tiếp ( nếu có):

          Tên cơ quan nếu dài có thể viết tắt cụm từ thông dụng như Ủy Ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân ( HĐND), Đại học Thái Nguyên (ĐHTN)…

          Tên cơ quan chủ quản được trình bày tại dòng thứ 2, chiếm ½ trang giấy, theo chiều ngang ở phía trên bên trái.

          Tên cơ quan được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng đậm đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền bằng ½-1/3 độ dài dòng chữ.

VD:

Sai

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

PHÂN HIỆU ĐHTN TẠI TỈNH LÀO CAI

 

Đúng:

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

PHÂN HIỆU ĐHTN TẠI TỈNH LÀO CAI

 

          1.3 Sai số ký hiệu văn bản:

Đặt canh giữa dưới tên cơ quan ban hành, cùng dòng với địa danh và ngày tháng.

Số: Số thứ tự đăng ký tại văn bản đăng ký tại văn thư cơ quan, số nhỏ hơn 10 phải có số 0 đằng trước.

Ký hiệu văn bản:

- Chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành.

- Đối với công văn: chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và bộ phận ban hành văn bản.

VD:

Sai:

Số: 03/CV-PHLC

 

Đúng:

Số: 03/PHLC-HCTH

 

          2. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Là câu ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung của văn bản

Tên loại:Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại (trừ công văn), front 14, chữ in hoa, đậm, đứng, đặt chính giữa dòng số 5.

Trích yếu nội dung công văn: front 12-13, đặt cách dòng 6pt và canh giữa dưới số ký hiệu văn bản

VD:

Sai:

QUYẾT ĐỊNH

“V/v điều động cán bộ viên chức”

Đúng:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ viên chức

           3. Nơi nhận văn bản:

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm xem xét, giải quyết, thi hành, để biết và lưu văn bản. Nơi nhận gồm: kính gửi và nơi nhận

Kính gửi: tên cơ quan , cá nhân trực tiếp nhận văn bản, giải quyết công việc, front 13-14,, chữ in thường. Nếu có 1 cơ quan nhận thì trình bày trên cùng một dòng, nếu có từ 2 cơ quan nhận trở lên thì phải xuống dòng gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng có dấu chấm.

Nơi nhận: được trình bày ngang với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký, sát lề phải, front 12, chữ in thường, đậm, in nghiêng. Phần liệt kê các đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trình bày front 11, chữ in thườn, đứng.

VD:

Sai:

                                                   Kính gửi:

- Khoa Kinh tế - Du lịch

- Khoa Nông lâm

Đúng:

                                                       Kính gửi:

- Khoa Kinh tế - Du lịch;

- Khoa Nông lâm.

VD:

Sai:

Nơi nhận:

- Ban Giám đốc;

- Các đơn vị trực thuộc;

- Lưu VT,ĐT

Đúng:

Nơi nhận:

- Ban Giám đốc (để B/c);

- Các đơn vị trực thuộc (để T/h);

- Lưu: VT, ĐT-NCKH&HTQT.

Trên đây là một số lỗi sai thường mắc trong soạn thảo văn bản, ngoài ra còn một số lỗi về chính tả, nhầm lẫn giữa văn phong nói và viết. Để khắc phục triệt để các lỗi sai đòi hỏi các cá nhân khi soạn thảo phải thật cẩn thận, rà soát kiểm tra lại các lỗi sai để không làm mất đi tầm quan trọng của văn bản. Dưới đây là bảng tóm tắt tiêu chuẩn trình bảy thể thức văn bản quản lý hành chính sẽ giúp ích cho mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức khi soạn thảo văn bản hành chính.

BẢNG TIÊU CHUẨN TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

(Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính)

tt

Thành phần thể thức và chi tiết trình bày

Loại chữ

Cỡ chữ

Kiểu chữ

Ví dụ minh họa

Phông chữ Times New Roman

Cỡ chữ

1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

1

Quốc hiệu

         
 

- Dòng trên

In hoa

12-13

Đứng, đậm

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

12

 

- Dòng dưới

In thường

13-14

Đứng, đậm

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

13

 

- Dòng kẻ bên dưới

         

2

Tên cơ quan, tổ chức

         
 

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp

In hoa

12-13

Đứng

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

12

 

- Tên cơ quan, tổ chức

In hoa

12-13

Đứng, đậm

PHÂN HIỆU ĐHTN TẠI TỈNH LÀO CAI

12

 

- Dòng kẻ bên dưới

         

3

Số, ký hiệu của văn bản

In thường

13

Đứng

Số: 15/QĐ-PHLC

Quyết định (QĐ-PHLC), Báo cáo (BC-PHLC), Tờ trình (TTr-PHLC), Biên bản (BB-PHLC), Kết luận (KL-PHLC), Nghị quyết (NQ-PHLC), Sao y bản chính ( SY-PHLC), sao lục (SL-PHLC), Trích sao (TS-PHLC),...

13

4

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

In thường

13-14

Nghiêng

Lào Cai, ngày    tháng    năm 2018

13

5

Tên loại và trích yếu nội dung

         

a

Đối với văn bản có tên loại

         
 

- Tên loại văn bản

In hoa

14

Đứng, đậm

QUYẾT ĐỊNH

14

 

- Trích yếu nội dung

In thường

14

Đứng, đậm

Về nâng bậc lương năm 2018

14

 

- Dòng kẻ bên dưới

         

b

Đối với công văn

         
 

Trích yếu nội dung

In thường

12-13

Đứng

V/v nâng bậc lương năm 2018

13

6

Nội dung văn bản

In thường

13-14

Đứng

Trong công tác chỉ đạo…

14

a

Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

         
 

- Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương

In thường

14

Đứng, đậm

Phần I

Chương I

14

 

- Tiêu đề của phần, chương

In hoa

13-14

Đứng, đậm

QUY ĐỊNH CHUNG

QUY ĐỊNH CHUNG

14

 

- Từ “mục” và số thứ tự

In thường

14

Đứng, đậm

Mục 1

14

 

- Tiêu đề của mục

In hoa

12-13

Đứng, đậm

GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH

13

 

- Điều

In thường

13-14

Đứng, đậm

Điều 1. Bản sao văn bản

14

 

- Khoản

In thường

13-14

Đứng

1. Các hình thức…

14

 

- Điểm

In thường

13-14

Đứng

a) Đối với …

14

 

- Tiết

In thường

13-14

Đứng

-

14

 

- Tiểu tiết

In thường

13-14

Đứng

+

14

b

Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

         
 

- Từ “phần” và số thứ tự

In thường

14

Đứng, đậm

Phần I

14

 

- Tiêu đề của phần

In hoa

13-14

Đứng, đậm

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ…

14

 

- Số thứ tự và tiêu đề của mục

In hoa

13-14

Đứng, đậm

I. NHỮNG KẾT QUẢ...

14

 

- Khoản:

         
 

Trường hợp có tiêu đề

In thường

13-14

Đứng, đậm

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

14

 

Trường hợp không có tiêu đề

In thường

13-14

Đứng

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể…

14

 

- Điểm

In thường

13-14

Đứng

a) Đối với ….

14

 

- Tiết

   

Đứng

-

14

 

- Tiểu tiết

   

Đứng

+

14

7

Chức vụ, họ tên của người ký

         
 

- Quyền hạn của người ký

In hoa

13-14

Đứng, đậm

GIÁM ĐỐC

KT. GIÁM ĐỐC

14

 

- Chức vụ của người ký

In hoa

13-14

Đứng, đậm

 

PHÓ GIÁM ĐỐC

14

 

- Họ tên của người ký

In thường

13-14

Đứng, đậm

Nguyễn Văn A

Trần Văn B

14

8

Nơi nhận

         

a

Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

In thường

14

Đứng

 

14

 

- Gửi một nơi

     

Kính gửi: Đại học Thái Nguyên

14

 

- Gửi nhiều nơi

     

Kínhgửi:


- Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Đại học Thái Nguyên.

14

b

Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

         
 

- Từ “nơi nhận”

In thường

12

Nghiêng, đậm

Nơi nhận:

Nơi nhận: (đối với công văn)

12

 

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao

In thường

11

Đứng

- Ban Giám đốc (để B/c);
-Các đơn vị trực thuộc (để T/h);
- Lưu: VT, HC-TH.

- Như trên;
- ………..;
- Lưu: VT, HC-TH.

11

9

Dấu chỉ mức độ khẩn

In hoa

13-14

Đứng, đậm

HỎA TỐC

 

THƯỢNG KHẨN

 

KHẨN

13

10

Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

In thường

13-14

Đứng, đậm

XEM XONG TRẢ LẠI

 

LƯU HÀNH NỘI BỘ

13

11

Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

In hoa

13-14

Đứng, đậm

DỰ THẢO

 

DỰ THẢO 10

13

12

Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản

In thường

11

Đứng

PL.(300)

11

13

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

In thường

11-12

Đứng

Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội

ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX

E-Mail:                   Website:

11

14

Phụ lục văn bản

         
 

- Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục

In thường

14

Đứng, đậm

Phụ lục I

14

 

- Tiêu đề của phụ lục

In hoa

13-14

Đứng, đậm

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

14

15

Số trang

In thường

13-14

Đứng

2, 7, 13

14

16

Hình thức sao

In hoa

13-14

Đứng, đậm

SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC

14

17

Định lề văn bản

Đối với khổ giấy A4

Mặt trước

Lề trên: 20-25mm; lề dưới: 20-25mm; lề trái: 30-35mm; lề phải:15-20mm

Mặt sau

Lề trên: 20-25mm; lề dưới: 20-25mm; lề trái: 15-20mm; lề phải:30-35mm

ST: Trương Nhật Anh

Download Template Joomla 3.0 free theme.