Chức năng Track Changes (theo dõi những thay đổi) trong chương trình soạn thảo văn bản MS Word

Tính năng Track Changes cho phép bạn và đồng nghiệp cùng chỉnh sửa một tài liệu trên Microsoft Word. Mọi thay đổi về nội dung của mỗi người sẽ được ghi nhận và tất cả đều theo dõi dễ dàng.

Bài viết này dựa trên phiên bản Microsoft Word 2007, cách thực hiện cũng tương tự cho Microsoft Word 2003, 2010, 2013 và 2016.

1. Bật track changes trước khi sửa văn bản

Trong Microsoft Word, bạn vào thẻ Review, chọn Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn bản.

1

 2. Tắt track changes

Muốn thoát chế độ track changes ta kích vào nút Track changes ở hình trên.

3. Các kiểu hiện thị khi chỉnh sửa

Khi văn bản có sự thay đổi sau khi chỉnh sửa thì Ms Word sẽ lưu lại tất cả các vị trí thay đổi trong văn bản. Mặc định, Track Changes sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi.

Khi xóa văn bản thì văn bản bị xóa đi sẽ có màu đỏ kèm theo gạch ngang thân như hình dưới:

2

 

Khi chèn thêm văn bản thì văn bản được chèn thêm sẽ có màu đỏ kèm theo gạch chân màu đỏ:

3

4. Xem và ẩn Track Changes

Track Changes luôn hiển thị các ghi nhận "đầy màu sắc" trên văn bản, vì vậy nếu cảm thấy hoa mắt ta có thể ẩn những hiển thị "rườm rà" này. Ta vào công cụ hiển thị “Final Showing Markup”, nhấn chọn Final. Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi.Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi ta chọn Original.

5. Chấp nhận hoặc bỏ qua các chỉnh sửa

Nếu chấp nhận tất cả các thay đổi trên văn bản ta chọn Accept all changes in document như hình dưới:

4

Ta có thể kết hợp nút NextAccept để chấp nhận từng thay đổi hoặc Reject để không chấp nhận thay đổi đó.

Nông Hạnh Phúc

Newer news items:

Older news items: