Thủ thuật Word cơ bản dành cho dân văn phòng

Bạn thường xuyên sử dụng word để làm việc? Các công việc với Word tốn nhiều thời gian của bạn và hiệu quả đem lại không thực sự cao? Hãy cùng Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học Phân hiệu ĐHTN tại Lào Cai tham khảo những thủ thuật word cơ bản cho dân văn phòng dưới đây để công việc của bạn thêm dễ dàng hơn nhé!

Ẩn dòng gạch chân soát lỗi chính tả

Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những dòng gạch đỏ và xanh dưới văn bản, hãy tắt chúng đi bằng cách vào FILE - Options - Proofing - tích vào Hide grammar errors in this document only – OK.

Loại bỏ định dạng

Định dạng sai có thể làm hỏng tài liệu, dù bạn đã tự chỉnh sửa nó hay paste từ nơi khác. Bôi đen đoạn văn bải cần xóa định dạng - Sử dụng Ctrl + Space hoắc nhấp vào công cụ Clear All Formatting (Chữ A có hình cục tẩy) để xóa định dạng khỏi văn bản.

Xóa các đoạn văn bản cùng lúc

Bạn muốn xóa các từ, các câu hay các đoạn ở vị trí khác nhau trong tài liệu? Bạn không cần phải xóa tùng thứ một. Chỉ cần giữ Ctrl - Bôi đen những đoạn cần xóa - Ấn Backspace. Vậy là xong!

Khôi phục tập tin bị mất

Bạn đang làm việc trên một tài liệu quan trọng và gặp vấn đề (như mất điện) trước khi kịp lưu nó. Đừng lo lắng, có thể lấy lại tài liệu đang làm việc một cách đơn giản bằng cách vào FILE - ở Vesions chọn Recover Unsaved Documents. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách những tệp word chưa lưu hiện ra. Tìm tài liệu bị mất của mình ở đây!

So sánh tài liệu

a2

Bạn gửi một tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng và họ gửi cho bạn một phiên bản sửa đổi, bạn muốn biết những thay đổi đó là gì? Hay sử dụng chức năng so sánh văn bản của Word. Để so sánh tài liệu song song, chọn tab REVIEW - ở Compare chọn Compare... (Compare two version of a document...) từ trình đơn thả xuống - Hộp thoại hiện ra - Chọn 2 văn bản mà bạn muốn so sánh - OK. Những thay đổi sẽ được đánh dấu.

Thêm mục lục

a3

Đây không phải tính năng gì mới trong Word nhưng không phải ai cũng biết cách làm. Để tạo mục lục, trước tiên phải gán thẻ Heading cho văn bản (Để phần cấp tiêu đề trong mục lục). Để gán Heading: Bôi đen phần cần gán - Chọn Heading tương ứng mở phần Style trên thanh Ribbon. Hoặc có một cách khác là vào VIEW - Outline. Sau đó, chế độ View Outlin sẽ hiện ra. Bạn lần lượt gán Lever 1, 2, 3, 4... tùy thuộc vào độ quan trọng của tiêu đề. 

Tạo mục lục. Sau khi đã gán tiêu đề. Tiến hành tạo mục lục bằng cách vào REFERENCES - Table of Contents - Chọn kiểu mục lục mình muốn. Word sẽ tự động tạo mục lục cho bạn! Khi nội dung thay đổi, bạn có thể cập nhật mục lục bằng cách ấn Update Table

Gõ ở bất kỳ vị trí nào trong trang

Bạn muốn gõ ở một vị trí bất kỳ trong trang mà không phải đầu dòng hay cuối dòng? Bạn đang ấn phím cách cật lực để đến được vị trí mong muốn? Đương nhiên cách này cùng được, nhưng nó tốn quá nhiều thời gian. Bạn chỉ cần nháy đúp vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt đúng vị trí đó rồi (Word sẽ tự động thêm khoảng trắng cho bạn!)

Chèn ngày, giờ tự động

a4

 Bạn có một lá thư mẫu thường xuyên sử dụng và bạn cần chèn ngày tháng hiện tại ở trên cùng của lá thư đó? Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa thủ công nhưng bạn sẽ dễ dàng quên việc phải chỉnh sửa hoặc mắc lỗi. Do đó, hãy xem thủ thuật chèn ngày giờ tự động trọng word dưới đây: INSERT - Insert Date and Time (Ở mục Text, biểu tượng lịch và chiếc đồng hồ) - Chọn định dạng ngày bạn muốn - Tích vào Update automatically - OK

Chụp ảnh màn hình và chèn luôn vào văn bản Word

Theo cách thủ công, bạn sẽ phải ấn nút Print Screen - mở Paint - Ấn Ctrl + V để dán ảnh rồi chỉnh sửa cho đẹp - Lưu lại - chèn vào Word. Quá nhiều công đoạn và mất thời gian phải không? Word hỗ trợ bạn cách chèn nhanh hình ảnh với cách làm như sau:  Insert > ScreenShot > Chọn 1 cửa sổ mà bạn muốn chụp. Ảnh chụp màn hình của cửa sổ đó sẽ ngay lập tức được chèn vào văn bản! (Lưu ý là thủ thuật word này chỉ dành cho những phiên bản từ 2013 trở lên)

Ẩn đoạn văn bản bí mật

Trước đây, khi muốn ẩn một đoạn văn bí mật nào đó đi, người ta thường tô trắng nó. Tuy nhiên, cách này quá lộ liễu và dễ bị phát hiện. Để ẩn nội dung văn bản theo cách "xịn" hơn, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó - Ctrl+D - Tích vào Hidden. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không dấu vết.

Để xem lại nội dung này, ấn Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ ội dung ẩn trong văn bản trên.

Vẽ hình trong Word

a5

Vẽ tài liệu bằng tay (ở bảng cảm ứng), bút điện tử, thậm chí bằng chuột là một thủ thuật word nâng cao khá hay ho. Bạn có thể vẽ các đường trên văn bản, vẽ nguệch ngoạc các hình dạng và Microsoft Word sẽ tự động biến nó thành đồ họa vector. Nhưng tiếc là, hầu hết mọi người đều không có tab Draw được bật theo mặc định. Do đó, họ không thể sử dụng được tính năng này.

Để kích hoạt tab Draw: Kích chuột phải ở thanh điều hướng - Chọn Customize the Ribbon - Hộp thoại hiện ra - Chọn tab Draw - OK. Thử nghiệm tính năng siêu hay ho này ngay nhé!

Xuất tất cả hình ảnh trong văn bản

a6

Bạn có một tài liệu với rất nhiều hình ảnh. Và bạn muốn lưu tất cả ảnh đó để sử dụng cho công việc khác? Thay vì lưu từng cái một, bạn có thể lưu tất cả ảnh trong văn bản cùng lúc và dễ dàng.

Để làm điều này, trước tiên bạn tạo một bản sao của văn bản gốc - Lưu nó thành tệp .zip thay vì .docx - Mở tệp zip và điều hướng đến thư mục word \ media. Ở đó, bạn có thể tìm thấy một tập hợp đầy đủ hình ảnh trong văn bản của mình. Rất nhanh phải không nào.

Trên đây là những thủ thuật Word cơ bản dành cho dân văn phòng giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc, thao tác nhanh hơn, hiệu quả hơn và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn biết thêm thủ thuật word văn phòng hữu ích nào, hãy chia sẻ với mọi người ở phần comment nhé!

ThS. Lê Thu Hường – Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học

Newer news items:

Older news items: