I. CHỨC NĂNG
Phòng Hành chính – Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Phân hiệu Đại học Thái Nguyên tại tỉnh Lào Cai, có chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Phân hiệu thực hiện quản lý các công tác hành chính, tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, kế hoạch tài chính, tổng hợp báo cáo, quản trị thiết bị, cơ sở vật chất, quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ, đối nội, đối ngoại, lễ tân, phục vụ, thi đua khen thưởng, đảm bảo an ninh chính trị nội bộ và điều phối hoạt động của các đơn vị trực thuộc theo chương trình, kế hoạch đề ra.
II. NHIỆM VỤ
1. Công tác Quản lý hành chính và tham mưu
– Tham mưu công tác tổ chức bộ máy và quản lý điều hành.
– Tham mưu xây dựng văn bản, ban hành các văn bản giúp Giám đốc quản lý tổng hợp hành chính và quản trị văn phòng.
– Tham mưu, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát việc thực hiện các quy định của Đại học Thái Nguyên và các công việc do Phân hiệu ban hành.
– Chủ trì và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội quy, quy chế làm việc phù hợp với yêu cầu và thực tế công việc.
– Giúp Ban Giám đốc điều hành các mối quan hệ, gắn kết và điều phối các hoạt động chung giữa các đơn vị trong toàn Phân hiệu theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định.
– Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong toàn Phân hiệu.
2. Công tác Tổ chức cán bộ
– Quản lý nhà nước về công tác tổ chức bộ máy và công tác quản lý, sử dụng cán bộ, viên chức.
– Tuyển dụng, quản lý, sử dụng, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức theo quy định của Đại học Thái Nguyên và quy định của pháp luật.
– Trình cấp có thẩm quyên quyết định thành lập, sát nhập, chia, tách, giải thể các đơn vị trong phạm vị và quyền hạn cho phép.
– Xây dựng đề án vị trí việc làm cho các cá nhân, đơn vị trong Phân hiệu.
– Thực hiện công tác quản lý cán bộ, viên chức trong Phân hiệu; trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ theo phân cấp.
– Tuyển chọn, giải quyết các thủ tục, hồ sơ và cử cán bộ, viên chức đi học tập, bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ trong nước và nước ngoài.
– Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quy chế dân chủ ở cơ sở theo phân cấp quản lý và điều hành.
– Tiếp nhận và quản lý phần mềm quản lý nhân sự từ Đại học Thái Nguyên.
3. Công tác Tổng hợp – Báo cáo
– Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác của Phân hiệu, sắp xếp lịch làm việc, lịch tuần và kế hoạch công việc của lãnh đạo.
– Hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị phối hợp thực hiện theo các chương trình, kế hoạch đã định.
– Tổng hợp các báo cáo của các đơn vị và chuẩn bị các báo cáo tháng, báo cáo tổng kết, bài phát biểu theo yêu cầu.
– Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo yêu câu của lãnh đạo.
– Ghi biên bản các cuộc họp do ban Giám đốc chủ trì và soạn thảo thông báo kết luận các cuộc họp; thông tin, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị trong Phân hiệu.
4. Công tác Đối nội – đối ngoại và Lễ tân – Phục vụ
– Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỉ, lễ tân, khánh tiết, lễ hội, hôi nghị, hội thảo và họp của Phân hiệu.
– Quản lý nhà khách, bố trí phục vụ khách ăn, nghỉ và đến làm việc.
– Tiếp đón khách đến liên hệ công tác, giảng dạy hoặc hợp tác với Phân hiệu.
– Chuẩn bị hội trường cho các hội nghị, hội thảo và phòng họp cho các buổi họp giao ban và các cuộc họp theo kế hoạch của Phân hiệu.
5. Công tác Quản trị thiết bị
– Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, văn phòng phẩm và trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc của cán bộ Phân hiệu.
– Quản lý các loại con dấu của Phân hiệu (trừ con dấu của các tổ chức Đảng, các tổ chức Đoàn thể, các Trung tâm) và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước.
– Quản trị mạng, website và thông tin liên lạc.
– Quản lý và điều phối sử dụng xe ô tô công phục vụ công tác theo lịch và kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
– Điều phối sử dụng và quản lý nhà điều hành, giảng đường, phòng họp, hội trường, nhà công vụ, khu ký túc xá sinh viên
6. Công tác Quản trị văn phòngvà văn thư, lưu trữ
– Xây dựng và đề xuất các quy định về công tác văn thư – lưu trữ của Phân hiệu.
– Quản lý văn bản hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật.
– Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các văn bản, tài liệu trong phạm vi quyên hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữ các tài liệu, bảo vệ tài liệu mật theo quy định.
– Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức kỹ thuật soạn thảo văn bản, trình bày các văn bản của Phân hiệu trước khi ban hành.
– Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Phân hiệu ban hành, thực hiện sao giữ các văn bản liên quan đến Phân hiệu (kể cả văn bản tổ chức Đảng và các Đoàn thể).
– Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức và lao động hợp đồng của Phân hiệu theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
– Tiếp nhận, quản lý và đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản từ Đại học Thái Nguyên.
7. Công tác đảm bảo an ninh, trật tự và an toàn xã hội
– Phối hợp với các đơn vị liên quan, công an và chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề trật tự an ninh, an toàn xã hội trong khuôn viên Phân hiệu.
– Xây dựng kế hoạch và đảm bảo các điều kiện phòng cháy, chữa cháy trong toàn Phân hiệu.
